Mobilități Erasmus+ în cadrul programelor intensive mixte

Pasul 1. După ce studentul este acceptat de universitatea organizatoare la un BIP, acesta va transmite Biroului Cooperare Internațională un e-mail care va conține următoarele informații: nume, prenume, facultate, ciclu de studii (licență/master/doctorat), specializare, an de studii. La e-mail se va anexa scrisoarea de accept.

Pasul 2. Lista documentelor care se vor depune pe platforma mobilitati.upt.ro după selecţie. Pentru instrucțiuni utilizare platformă click aici.

• copie carte de identitate (sau pașaport pentru studenții non-UE) – documentul trebuie să fie valabil pe toată durata mobilității
• poliță de asigurări care conține:
  • asigurare medicală
  • asigurare de accident
  • asigurare de răspundere civilă
• dovada susținerii testului de limbă OLS. Linkul către acest test online de evaluare a competențelor lingvistice se primește pe adresa de e-mail trecută în formularul de candidatură. Testul de limbă este obligatoriu și trebuie finalizat înainte de semnarea learning agreement-ului. Dovada susținerii testului de limbă OLS se încarcă la rubrica „Declaration 3” pe platforma mobilități.upt.ro.
• learning agreement (acord de studii):
  • Studenții sunt încurajați să folosească OLA (Online Learning Agreement). În cazul în care universitatea gazdă nu utilizează OLA, se va folosi următorul formular: Learning agreement. La rubrica responsabil semnare OLA sau LA se va trece prodecanul responsabil cu relații internaționale al facultății. La rubrica persoană de contact va fi trecută dra Bianca Zablatoschi.
  • Conţinutul LA-ului se stabileşte în urma discuţiei cu coordonatorul academic al mobilităţii şi decanul/prodecanul /promotorul de relaţii internaţionale al facultăţii (pentru studenţii de la licenţă sau masterat), respectiv conducătorul de doctorat ptr. doctoranzi. Dacă se completează formularul de LA în format fizic, se listează în 1 exemplar și se semnează de către student și de către responsabilul menționat mai jos, după care se transmite administratorului de mobilități. Studentul va primi LA-ul aprobat de coordonatorul instituțional Erasmus+ de la administratorul de mobilități pentru a îl transmite către universitatea gazdă. Varianta finală (aprobată de student, universitate de origine și universitatea gazdă) se va încărca pe mobilitati.upt.ro.
  • Nu se va semna learning agreement-ul înainte de susținerea online a testului de limbă (OLS)! Linkul către acest test va fi primit de la administratorul de mobilități.
• scrisoare de accept de la universitatea gazdă. Se acceptă și documente echivalente (de ex. e-mail de confirmare)
• extras de cont în euro – obligatoriu contul va fi deschis pe numele beneficiarului bursei
• cerere supliment de grant pentru studenții cu oportunități reduse (studenți care beneficiază de bursă socială sau care ar îndeplini condițiile de obținere a unei burse sociale, dar nu și criteriile academice aferente acesteia) și adeverința de beneficiar de bursă socială eliberată de facultate sau setul de documente necesare pentru solicitarea bursei sociale. Cererea și documentele justificative trebuie să ajungă la DRI cel târziu cu două luni înainte de începerea mobilității.
• aprobare Prorector Proces de învățământ, relația cu studenții și asigurarea calității în cazul în care mobilitatea se suprapune peste examenul de licență/disertație.  Aprobarea trebuie obținută înainte de semnarea contractului financiar și este obligatorie în cazul studenților care doresc să susțină examenul de finalizare a studiilor în altă sesiune decât cea uzuală.
• declarație transport verde. În cazul în care studentul utilizează un mijloc de transport ecologic (tren, autobuz, bicicletă, car-sharing cu alți studenți Erasmus+), acesta poate solicita un supliment de grant. Cererea pentru suplimentul de transport verde se depune pe platforma mobilitati.upt.ro, iar la revenirea din mobilitate studenții vor trebui să prezinte dovezile călătoriei dus-întors cu mijloace de transport sustenabile (bilete, bonuri, etc.).
• Studenții vor notifica administratorul de mobilitate de fiecare dată când adaugă pe platformă o cerere (renunțare mobilitate, modificare perioadă/cont, etc.)

RESPONSABILI SEMNARE LEARNING AGREEMENT LA NIVELUL ENTITĂȚILOR DIN UPT

ATENȚIE! În cazul în care un student dorește să se retragă din program, acesta va completa și încărca cererea de renunțare la mobilitate pe platforma mobilitati.upt.ro.

Pasul 3. Înainte de plecarea în mobilitate studentul va:

• contracta disciplinele restante și achita la zi taxele aferente acestora
• semna un contract financiar:
  • Administratorul de mobilități încarcă contractul financiar pe platforma mobilitati.upt.ro
  • Participantul la mobilitate descarcă contractul financiar de pe platforma mobilitati.upt.ro, verifică datele, îl semnează și încarcă pe platforma mobilitati.upt.ro documentul în format pdf. Dacă participantul semnează contractul financiar folosind semnătura digitală, atunci nu mai este necesar să vină la DRI pentru a semna olograf contractul. Dacă semnătura este una scanată, atunci va fi necesar ca participantul la mobilitate să vină și la DRI pentru a semna fizic contractul financiar.
  • Administratorul de mobilități descarcă de pe platforma mobilitati.upt.ro contractul financiar, obține restul semnăturilor, și încarcă contractul financiar aprobat de toate părțile pe mobilitati.upt.ro pentru finalizarea fluxului documentului.
• primi un exemplar al ordinului de deplasare:
  • Cererea de ordin de deplasare se întocmește după ce contractul financiar este aprobat.
  • Administratorul de mobilități încarcă cererea de OD pe platforma mobilitati.upt.ro
  • Participantul la mobilitate descarcă cererea de OD de pe mobilitati.upt.ro, o semnează și încarcă pe platforma mobilitati.upt.ro documentul în format pdf.
  • După emiterea ordinului de deplasare de către DRI, administratorul de mobilități încarcă pe platforma mobilitati.upt.ro ordinul de deplasare cu cererea aprobată în anexă pentru finalizarea fluxului documentului.

Atenţie! Plata grantului înainte de plecarea în mobilitate este condiționată de predarea tuturor documentelor în timp util (cu cel puțin 1 lună înainte de plecarea în mobilitate), de primirea fondurilor de la Agenţia Naţională și de semnarea contractului financiar de către student și cei autorizați.

Pasul 4. În timpul mobilității:

• în prima lună de mobilitate se pot solicita modificări în acordul de studii (schimbarea disciplinelor trebuie justificată şi aprobată la secțiunea During the mobility)
• studentul va urma un curs online de limbă străină dacă în urma testării lingvistice s-a considerat oportun să se aloce un astfel de curs
• dacă este cazul: studentul poate trimite o  cerere de prelungire / reducere a duratei mobilităţii cu cel puțin 30 de zile înainte de data stipulată iniţial pentru finalizarea mobilităţii. Cererile de prelungire/reducere a duratei mobilităţii sunt analizate individual. Cererile aprobate de prelungire pot să fie cu grant sau cu 0 grant. Reducerea duratei mobilităţii va duce automat la o reducere a grantului. Durata minimă a unei mobilităţi de studii este de 2 luni.
• Studenții vor notifica administratorul de mobilitate de fiecare dată când adaugă pe platformă o cerere (renunțare mobilitate, modificare perioadă/cont, etc.)

Pasul 5. Listă de documente care se depun la DRI după revenirea din mobilitate:

• Atestat de prezenţă care confirmă atât data începerii, cât şi data finalizării mobilităţii. Atestatul – semnat în original de instituția gazdă- se aduce la DRI în 5 zile de la sosirea în țară/terminarea mobilității. 
• Transcript of records (foaie matricolă cu rezultatele obținute la universitatea parteneră în baza căreia se va face echivalarea rezultatelor) sau learning agreement cu secțiunea „after the mobility” completată
• Raport narativ de activitate în limba română (cel puțin o pagină A4) + un set de fotografii (max. 5 imagini, dintre care cel puţin una cu participantul la mobilitate) pentru diseminarea experienței
• Dovezi de transport dus-întors
• După finalizarea mobilităţii se va completa un test online de evaluare a competenţelor lingvistice și un chestionar online privind mobilitatea
• Echivalarea rezultatelor obţinute în străinătate se va face conform Ordinului pentru aprobarea metodologiei de recunoaştere a perioadelor de studii efectuate în străinătate nr. 3223 / 8.02.2012 prin completarea procesului-verbal de echivalare de către conducerea facultăţii de origine şi transmiterea unui exemplar semnat, ştampilat şi cu număr de înregistrare la DRI.

Atenţie! Dosarul se închide după ce este completat chestionarul online (obligatoriu la finele mobilităţii) şi după ce se echivalează rezultatele academice de către facultatea de origine.